Kassererveiledning
Skjermbilder
Skjermbildene viser demodata fra et testmiljø.
Som kasserer er du organisasjonens økonomiske øye i billettdriften. Denne veiledningen dekker alt du trenger for å følge med på inntekter, lage rapporter og eksportere data til organisasjonens regnskap.
Din rolle
Hva kasserere gjør
Du har det finansielle oversynet for organisasjonen din:
- Se finansielle rapporter på tvers av flere dimensjoner (per medlem, per arrangement, per billetttype)
- Eksportere data til CSV for regnskap, styremøter eller arkivering
- Følge med på inntekter og gebyrer på tvers av alle salgskanaler (medlemssalg, Ticketmaster, billettkasse)
- Overvåke medlemssalg og registrere når medlemsfakturaer er utstedt
- Se eksternt salg sammen med internt medlemssalg for et komplett bilde
Hva du kan og ikke kan gjøre
| Du kan | Du kan ikke |
|---|---|
| Se alle finansielle rapporter | Opprette eller redigere arrangementer |
| Eksportere data til CSV | Administrere medlemmer |
| Filtrere rapporter etter arrangement, medlem, dato | |
| Se medlemmers salgsdetaljer | Åpne eller lukke påmeldingsrunder |
| Se fribillettregistreringer | Legge til eller fjerne fribilletter |
| Alt en billettansvarlig kan gjøre | Endre medlemsroller |
Info
Kassererrollen arver alle tilgangene til Billettansvarlig. Det betyr at du også kan administrere bestillinger, sette tildelinger og registrere eksternt salg. Se Billettansvarlig-veiledningen for disse funksjonene.
Rapporter
Naviger til Administrasjon → Rapporter i sidepanelet. Dette er ditt hovedarbeidsområde.
Rapportfaner
Rapportsiden har seks faner, som hver gir en ulik visning av salgsdataene dine. Fanene bruker lat innlasting — data hentes først når du klikker på en fane, slik at siden forblir rask selv med store datasett.
| Fane | Hva den viser |
|---|---|
| Per medlem | Billetter solgt, inntekt og gebyrer per medlem |
| Per organisasjon | Sammendrag per organisasjon (nyttig for oppsett med flere organisasjoner) |
| Per konsert | Inntektsfordeling per arrangement, inkludert eksternt salg |
| Per type | Salg og inntekt gruppert etter billetttype |
| Ticketmaster | Eksternt salg fra Ticketmaster per forestilling |
| Alle salg | Hvert enkelt salg med fullstendige detaljer |
Sammendragskort
Øverst på rapportsiden ser du sammenfattende statistikk som oppdateres basert på dine aktive filtre:
- Medlemssalg — totalt antall billetter solgt av medlemmer
- Eksternt solgt — billetter solgt gjennom eksterne kanaler som Ticketmaster
- Total inntekt — samlet inntekt på tvers av alle kanaler
- Totalt gebyr — totale gebyrer innkrevd
- Aktive selgere — antall medlemmer som har solgt minst én billett
- Snitt per selger — gjennomsnittlig inntekt per aktiv selger
Disse gir deg et raskt økonomisk overblikk før du dykker ned i de detaljerte tabellene.
Filtrere rapporter
Avgrens dataene med tre filtre som gjelder på tvers av alle faner:
- Arrangement-nedtrekksmeny — vis data for et bestemt arrangement
- Medlem-nedtrekksmeny — vis data for et bestemt medlem
- Datoperiode — fra/til-datovelgere
Filtrene oppdaterer alle faner automatisk. Dette er spesielt nyttig når du forbereder rapporter for et bestemt arrangement eller en tidsperiode.
Forbereder du deg til styremøte?
Sett datoperioden til perioden du rapporterer for, og eksporter deretter hver visning du trenger. Filnavnet inkluderer et tidsstempel slik at du kan holde oversikt over ulike versjoner.
Eksportere data
Klikk på Eksporter CSV-knappen for å laste ned en CSV-fil. Du kan velge mellom fire eksporttyper:
| Eksporttype | Hva som er inkludert |
|---|---|
| Alle transaksjoner | Hvert enkelt salg med fullstendige detaljer |
| Per medlem | Sammendrag per medlem — billetter solgt, inntekt, gebyrer |
| Per forestilling | Fordeling per forestilling — billetter, inntekt, gebyrer |
| Bestillinger | Alle billettbestillinger med status, datoer og notater |
Om CSV-formatet
- Filene er UTF-8-kodet med BOM for Excel-kompatibilitet — åpne dem direkte i Excel uten tegnkodingsproblemer
- Kolonneoverskrifter er på norsk (samsvarer med appens språk)
- Filnavn inkluderer et datostempel, f.eks.
rapport-2025-06-15.csvellerbestillinger-2025-06-15.csv - Semikolon og komma i data håndteres trygt
Info
Eksporter gjenspeiler dine aktive filtre. Hvis du har valgt et arrangement eller en datoperiode, inkluderes bare matchende data i eksporten.
Tall for trykte bestillinger omfatter bare faktisk salg i både rapportfaner og CSV-eksporter. Ventende og godkjente bestillinger bidrar med null; leverte bestillinger og bestillinger som venter på avstemming bidrar bare med validerte rapporterte salgslinjer; oppgjorte bestillinger bruker det gyldige låste fakturagrunnlaget. Returnerte og utestående billetter bidrar aldri med inntekt eller gebyr, og ufullstendige detaljer faller aldri tilbake til opprinnelig bestillingstotal.
Medlemssalgsdetaljer
Klikk på et medlemsnavn i Per medlem-fanen for å se deres individuelle salgsfordeling:
- Totalt antall billetter solgt og total inntekt
- Hver registrering med billetttype, antall, enhetspris og dato
- Fakturaoppsummering: venter på oppgjør, ugyldig grunnlag, klar, delvis eller fakturert
Sende medlemsfaktura
Når medlemmets trykte bestillinger er oppgjort og klare for fakturering:
- Gå til Per medlem-fanen i Rapporter.
- Åpne medlemmets salgsdetaljer.
- Kontroller fakturabeløpet og eventuelle uavklarte eller ugyldige trykte bestillinger.
- Velg Marker som fakturert for å registrere at fakturaen er utstedt eller sendt.
- Bekreft handlingen.
Én handling per medlem og arrangement dekker aktive direkteregistreringer og kvalifiserte oppgjorte trykte bestillinger. Fakturabeløpet omfatter bare solgte trykte billetter til prisene fra bestillingstidspunktet. Returnerte billetter og uavklarte bestillinger bidrar ikke. Hvis alle kvalifiserte poster allerede er fakturert, fjerner en ny handling fakturastatusen selv om separate varsler om uavklarte eller ugyldige bestillinger fortsatt vises.
Fakturert betyr ikke betalt eller avstemt. Det registrerer bare at fakturaen er utstedt eller sendt. Du må gjenopprette en arkivert oppgjort bestilling før du kan fjerne fakturastatus.
Arbeidsflyt etter arrangement
Etter at en konsertserie er avsluttet: fullfør salg og returer → godkjenn avstemming → send medlemsfakturaer → eksporter et sluttsammendrag for styret.
Ticketmaster-rapporter
Ticketmaster-fanen gir deg en egen visning av alt eksternt salg:
- Salg fordelt per forestilling
- Antall voksen- og barnebilletter
- Inntekt per forestilling fra eksterne kanaler
Dette er nyttig for å avstemme Ticketmaster-oppgjør mot dine interne tall.
Hva du arver fra billettansvarlig
Som kasserer har du full tilgang til alle billettansvarligfunksjoner:
- Bestillinger — godkjenne, avvise, levere, overføre og arkivere billettbestillinger
- Tildelinger — sette og administrere billettgrenser per medlem
- Eksternt salg — registrere og følge med på Ticketmaster- eller billettkontorsalg
- Kapasitet — overvåke salskapasitet på tvers av alle salgskanaler
Se Billettansvarlig-veiledningen for detaljerte instruksjoner om disse funksjonene.
Tips for kasserere
Regelmessig eksportering
Eksporter rapporter med jevne mellomrom — etter hvert arrangement og ved månedsslutt — slik at du alltid har en sikkerhetskopi av økonomiske data utenfor appen.
Avstemming
Bruk Per medlem-eksporten sammen med Ticketmaster-fanen for å avstemme total inntekt på tvers av alle kanaler. Sammendragskortene øverst gir deg de raske tallene, og eksportene gir deg detaljene.
Trenger du hjelp?
- Trenger du mer tilgang? Be organisasjonsadministratoren din om å oppgradere rollen din fra Medlemmer-siden
- Ser rapporten feil ut? Sjekk filtrene dine — et aktivt arrangement- eller datoperiodefilter kan skjule data
- Tekniske problemer? Kontakt systemadministratoren din