Delt arrangement – deltakerveiledning
⚠️ Skjermbilder: Lokalt miljø er ikke tilgjengelig for å ta skjermbilder uten å rulle ut ekstern infrastruktur. Denne veiledningen beskriver faktisk implementert atferd. Skjermbilder legges til i en oppfølging når et staging-miljø er tilgjengelig.
Et delt arrangement er et arrangøreid konsert som organisasjonen din har blitt invitert til å distribuere sammen med andre uavhengige organisasjoner. Du selger billetter med dine eksisterende arbeidsflyter — bestillinger, registreringer, fribilletter, eksterne salg — alt attribuert til organisasjonen din. Du deler lokalet kapasitet med de andre deltakerne, men ser aldri en annen organisasjons kunderegistreringer.
Din rolle
Som deltakeradmin administrerer du organisasjonens egne selgere, salg og rapporter innenfor det delte arrangementet, akkurat som du gjør for frittstående arrangementer. Din basistilgang (ingen tildeling kreves) inkluderer:
- Lese delte arrangementdetaljer, forestillinger og priser.
- Se total og gjenværende kapasitet (og din egen kvote i kvotemodus).
- Administrere din egen organisasjons selgere, salg og rapporter under dine eksisterende organisasjonsroller.
Din basistilgang inkluderer ikke myndighet over andre organisasjoners data, delt arrangementkonfigurasjon, kapasitetspolicy eller andre deltakeres salg.
Dersom du trenger utvidet myndighet (for eksempel tilgang til den kombinerte tvers-org-rapporten), må en eier eksplisitt gi deg den rettigheten. Det å være admin i din egen organisasjon gir deg ikke automatisk delt-arrangement-myndighet utover basistilgangen.
Bli med via en invitasjonslenke
Arrangøren inviterer organisasjonen din ved å dele en éngangs-invitasjonslenke. Du kan motta lenken via e-post eller gjennom en annen kanal arrangøren bruker til å kontakte deg.
For å akseptere:
- Åpne invitasjonslenken. Logg inn dersom du ikke allerede er innlogget.
- Siden viser arrangementsnavn og arrangørnavn slik at du kan bekrefte at invitasjonen gjelder det forventede arrangementet.
- Velg organisasjonen du vil delta på arrangementet med. Dersom du administrerer mer enn én organisasjon, vises en nedtrekksmeny; dersom du administrerer nøyaktig én berettiget organisasjon, er den forhåndsvalgt.
- Velg Aksepter. Aksepten er umiddelbar — organisasjonen din slutter seg til listen og klargjøring av projeksjonen starter. Salg aktiveres når projeksjonen er fullt klar (status viser
active).
Dersom du ikke har mottatt en lenke: Ta kontakt med arrangøren. Du kan ikke finne eller åpne en invitasjon fra Administrasjon → Delte arrangementer uten lenken.
Dersom du ombestemmer deg før aksept: Bruk ikke lenken; den utløper etter 14 dager. Be arrangøren om å tilbakekalle den for å hindre utilsiktet bruk.
Motta invitasjoner via varsler i appen
Dersom arrangøren oppga en e-postadresse da invitasjonslenken ble generert, og denne adressen er tilknyttet kontoen din på plattformen, kan plattformen opprette en varsling i appen i varslingsklokken din. Én varsling opprettes per organisasjonskontekst du administrerer — administrerer du flere organisasjoner, vil du se varslingen i hver av dem.
Merk: Det er ikke garantert at du mottar en varsling. Varslingen opprettes kun dersom plattformen identifiserer e-postadressen som tilhørende en kjent, godkjent admin. Dersom du ikke mottar en varsling, er dette tilsiktet og ikke en feil — be arrangøren om å dele lenken direkte via en pålitelig kanal i stedet.
Bruke siden for ventende invitasjoner
Du kan også finne tilgjengelige invitasjoner uten direktelenken ved å navigere til Administrasjon → Delte arrangementer → Ventende invitasjoner. Denne autentiserte siden viser aktive invitasjonslenker for delte arrangementer der du er admin i minst én berettiget (ikke-arrangør, ikke-duplikat) organisasjon. Ingen invitasjonstoken er nødvendig for å se siden.
Slik aksepterer du fra siden for ventende invitasjoner:
- Åpne varslingen i klokken, eller naviger direkte til Administrasjon → Delte arrangementer → Ventende invitasjoner.
- Siden viser aktive invitasjoner adressert til deg. For hver invitasjon ser du arrangementsnavn og arrangørnavn.
- Administrerer du mer enn én berettiget organisasjon, vises en velger — velg organisasjonen du vil bli med med.
- Velg Aksepter. Aksepten er umiddelbar og bruker den samme éngangs-, samtids-sikre mekanismen som direktelenke-stien. Dersom lenken allerede er brukt via en annen sti, vil invitasjonen ikke lenger vises som handlingsbar.
Utdaterte varsler
En varsling kan ligge igjen i klokken din etter at invitasjonen den refererer til har utløpt, blitt brukt eller tilbakekalt. Å klikke på en slik varsling viser bare ingen handlingsbar invitasjon på siden for ventende invitasjoner — dette er forventet oppførsel og ikke en feil.
Feilstatus for lenker
Dersom lenken ikke kan brukes, viser siden en generisk feilmelding. Meldingen avslører ikke om lenken har utløpt, allerede er brukt, er tilbakekalt eller er ugyldig.
| Situasjon | Hva du gjør |
|---|---|
| Lenken er utilgjengelig (av en hvilken som helst årsak) | Kontakt arrangøren for å generere en ny lenke |
| Organisasjonen din er allerede på listen | Ingen handling nødvendig; du er allerede deltaker |
| Du har ingen berettigede organisasjoner | Kun admins kan akseptere. Sjekk organisasjonsmedlemsskapene dine eller kontakt plattform-superadmin. |
Forlate etter at du har blitt med
Du kan forlate et delt arrangement du er aktiv deltaker i via Administrasjon → Delte arrangementer → [arrangement] → Forlat arrangement. Å forlate låser organisasjonens projeksjon for nye salg. Dine bekreftede salg, historiske rapporter og muligheten til å betjene eksisterende kunder (levere billetter, behandle overføringer, foreta autoriserte korreksjoner) bevares. Du kan ikke forlate dersom du eier en aktiv ekstern kanal; deaktiver eller overfør den først.
Drifte deltakelse og selge
Når organisasjonens projeksjon er active, selger du billetter med dine vanlige arbeidsflyter:
- Medlemsbestillinger via bestillingsflyt for medlemmer.
- Direkte registreringer logget av billettansvarlige.
- Fribilletter utstedt til medlemmer.
- Eksterne salg (for eksempel manuelle Ticketmaster-oppføringer) dersom organisasjonen din er den utpekte kilden for den kanalen.
Alle salg attribueres til organisasjonen din og lagres i organisasjonens egne data. Ingen annen organisasjon kan se dine individuelle kunderegistreringer.
Priser settes av arrangøren via de delte malene for arrangementet. Du kan ikke sette egne priser for billettypene i et delt arrangement.
Forstå din kvote eller den felles poolen
I kvotemodus
Organisasjonen din har en fast tildeling per forestilling. Du kan se din gjeldende kvote og gjenværende tildeling i kapasitetspanelet på detaljsiden for det delte arrangementet.
- Du kan ikke selge mer enn din kvote for en gitt forestilling, selv om en annen organisasjon har usolgt tildeling.
- Din gjenværende tildeling er uavhengig av andre organisasjoner; om en annen org selger ut, påvirkes ikke din kapasitet.
- Dersom kvoten din heves eller senkes av arrangøren, trer endringen i kraft umiddelbart, med forbehold om kapasitetsbegrensninger (kvoten din kan aldri reduseres under dine bekreftede salg).
- Den kombinerte gjenværende kapasiteten som vises i arrangørens rapport er summen av alle deltakernes gjenværende kvoter; håndhevingsgrensen for dine salg er din egen tildeling.
Pool-modus har ingen per-deltaker-grense. Dersom arrangementet bruker pool-modus, kan enhver organisasjon selge enhver tilgjengelig plass etter «først til mølla»-prinsippet. Det finnes ingen grense per organisasjon, men totalen på tvers av alle organisasjoner er begrenset av arrangementets delte fysiske kapasitet for hver forestilling. Pool-modus er aldri ubegrenset lagerbeholdning.
I pool-modus
Det er én felles, begrenset total per forestilling. Betalingsflyten din fungerer som følger:
- En kjøpers kasse reserverer seter fra den felles poolen (holder dem i et konfigurerbart tidsvindu).
- Når bestillingen bekreftes, konverteres holdet til et bekreftet salg.
- Dersom kassen forlates, utløper holdet og setene returneres til poolen.
Utsolgt-oppførsel: Når den felles poolen er oppbrukt (holdt + bekreftet == kapasitet), avvises videre reservasjoner som utsolgt. Den gjenværende kapasiteten som vises i grensesnittet er den autoritative verdien.
Gjenforsøkssikkerhet: Dersom en kasse forsøkes på nytt med samme reservasjons-ID (for eksempel etter en nettverksfeil), returnerer systemet det eksisterende holdet uten å booke ekstra seter. Gjenforsøk er idempotente.
Rapportering
Åpne salgsrapporten fra Administrasjon → Delte arrangementer → [arrangement] → Salgsrapport.
Som deltaker viser rapporten:
- Dine egne detaljerte salg — den samme per-organisasjons-rapporten du har for frittstående arrangementer: bestillinger, registreringer, fribilletter, eksterne salg, inntekter, avgifter.
- Din egen kvote-tildeling (kvotemodus) — din per-forestillings-kvote og gjenværende.
- Felles aggregert gjenværende — den felles pool-gjenværende (pool-modus) eller summen av alle deltakeres gjenværende kvoter (kvotemodus). Dette er en visningsstørrelse; håndhevingsgrensen er din egen kvote.
Rapporten din viser aldri en annen organisasjons kundenavn, kontaktinformasjon eller individuelle salgsregistreringer. Du ser kun totaler og aggregerte verdier for det delte arrangementet som helhet.
Dersom du har fått viewCombinedReports-rettigheten av en eier, kan du bytte til den kombinerte rapportvisningen som viser arrangementsnivå-totaler og per-deltaker-fordelinger. Selv med denne rettigheten ser du kun totaler per organisasjon, ikke individuelle kjøperregistreringer fra andre organisasjoner.
Revisjonslogg
Revisjonsloggen på detaljsiden for det delte arrangementet viser enhver styringsrelevant endring:
- Listeoverganger (invitasjoner, aksepter, avvisninger, fjerning, utgang).
- Eier- og tildelingsendringer.
- Kapasitetspolicy-endringer og kapasitetsredigeringer.
- Ekstern kanal-tildelinger og -overdragelser.
- Avlysingshendelser.
Hver post viser handlingen, aktørens organisasjon, målorganisasjonen der relevant og tidsstemplet. Bruker-IDer for din organisasjon og andre organisasjoner vises aldri; kun organisasjonsnavn vises. Revisjonsloggen er skrivebeskyttet for deltakere med basistilgang.
Ingen tilgang og tilbakekallingsatferd
Ingen tilgang (403)
Du mottar «ingen tilgang»-svar når:
- Organisasjonen din ikke er (eller ikke lenger er) en
activedeltaker. - Du forsøker å utføre en handling som krever en rettighet du ikke er tildelt.
- Tildelingen din er tilbakekalt.
Dersom du ser en ingen-tilgang-tilstand uventet, ta kontakt med arrangørorganisasjonen.
Tilbakekalling av tildeling
En rettighets-tildeling du har blir inaktiv dersom:
- Organisasjonens deltakerstatus endres til
leftellerremoved. - En eier eksplisitt tilbakekaller tildelingen.
Etter tilbakekalling går du tilbake til deltaker-basistilgangen. Dine eksisterende salg og historiske rapporter påvirkes ikke.
Organisasjonsfjerning
Dersom organisasjonen din fjernes fra det delte arrangementet:
- Organisasjonens projeksjon låses for nye salg.
- Dine bekreftede salg, attribusjonen og de historiske rapportene bevares og forblir synlige for deg.
- Du beholder tilgang til å betjene eksisterende kunder: levere billetter, behandle overføringer og foreta autoriserte administrative korreksjoner av dine egne salg frem til arrangementet er avlyst.
- Applikasjonen tilbyr ingen kundeparablangrefusjons-arbeidsflyt i v1; bekreftede salg er endelige.
- Dine delt-arrangement-tildelinger og eieroppføringer tilbakekalles automatisk.
Eskalering
Kontakt arrangøren dersom du trenger:
- Kvoteendring eller rebalansering.
- Kapasitetspolicy-overgang.
- Ekstern kanal tildelt eller overdradd.
- Tildeling utstedt eller rettighet lagt til.
- Avklaring om listestatus eller revisjonspost.
Kontakt en plattform-superadmin dersom:
- Arrangørorganisasjonen er utilgjengelig eller suspendert.
- Du har et personvern- eller registreringsrettighetsproblem for dine egne kunder.
- Du trenger tvers-organisasjons kundebehandlings-tilgang (avvist som standard; kun en superadmin kan krysse den grensen, og ethvert slikt innslag protokollføres).
Ikke implementert ennå
| Element | Utsatt til |
|---|---|
| Billetto OAuth og webhook-integrasjonsruntime | #242 |
| Leverandørdrevet avlysings- og refusjonsmottak | #242 |
| Kundebetalingsrefusjons-arbeidsflyt for bekreftede salg | Ikke planlagt for v1 |
| Masseimport/CSV-import av eksterne salg | Ikke planlagt for v1 |