Billettansvarlig-veiledning

Skjermbilder

Skjermbildene viser demodata fra et testmiljø.

Som billettansvarlig er du bindeleddet mellom medlemmene og konsertbillettene deres. Denne veiledningen dekker alt du trenger for å administrere bestillinger, salgskvoter og eksternt salg på en effektiv måte.

Din rolle

Hva billettansvarlige gjør

Du håndterer den daglige billettdriften for organisasjonen din:

• Gjennomgå og godkjenne medlemmers billettbestillinger
• Markere bestillinger som levert når du deler ut fysiske billetter
• Overføre bestillinger mellom medlemmer ved behov
• Arkivere fullførte bestillinger for et valgt arrangement
• Sette salgskvoter for å kontrollere hvor mange billetter hvert medlem kan bestille
• Registrere eksternt salg fra plattformer som Ticketmaster
• Følge med på kapasiteten på tvers av alle salgskanaler
• Selge for en annen organisasjon hvis organisasjonen din er invitert som salgspartner på et av deres arrangementer

Hva du kan og ikke kan gjøre

Du kan	Du kan ikke
Administrere bestillinger (godkjenne, avvise, levere)	Opprette eller redigere arrangementer
Sette salgskvoter	Administrere medlemmer
Registrere eksternt salg (Ticketmaster)	Endre medlemsroller
Bruke arrangementsoversikten og fakturaoppsummeringer	Se finansielle rapporter
Se kapasitet per forestilling	Endre organisasjonsinnstillinger
Bestille billetter (som ethvert medlem)
Gå direkte til Påmeldinger fra sidepanelet
Arkivere og gjenopprette kvalifiserte bestillinger

Info

Trenger du tilgang til rapporter eller arrangementsadministrasjon? Snakk med organisasjonsadministratoren din om å oppgradere rollen din.

Administrere bestillinger

Bestillinger-skjermen er ditt hovedarbeidsområde. Naviger til den fra Administrasjon-seksjonen i sidepanelet.

Bestillingsskjermen

Øverst finner du:

• Arrangementsfilter — en nedtrekksmeny for å filtrere bestillinger etter arrangement. Hvis det bare er ett aktivt arrangement, er det automatisk valgt.
• Søk etter medlemsnavn: filtrerer den gjeldende køen for Venter, Godkjent, Levert eller Venter på avstemming. Søket finner deler av et medlemsnavn, ignorerer store og små bokstaver og mellomrom rundt søket, og virker sammen med arrangementsfilteret.
• Oppdater-knapp (🔄) — trykk for å laste inn de nyeste bestillingene.

Under dette er det sju faner, hver med et antallsmerke:

Fane	Ikon	Hva som finnes her
Venter	⏳	Nye bestillinger som venter på din gjennomgang
Godkjent	✅	Bestillinger du har godkjent, i påvente av billetthenting
Levert	📦	Bestillinger der billetter er utdelt og salg eller returer fortsatt rapporteres
Venter på avstemming	📋	Bestillinger der alle billetter er gjort rede for og en ansvarlig må godkjenne avstemmingen
Oppgjort	✔️	Godkjente avstemminger med låst fakturagrunnlag
Kansellert	❌	Bestillinger som et medlem eller en ansvarlig har kansellert
Arkivert	🗄️	Fullførte bestillinger en billettansvarlig eller høyere rolle har arkivert for å holde arbeidskøene ryddige

Hvert bestillingskort viser medlemmets navn, bestillingsdato, forestilling, billettfordeling, totalbeløp og et statusmerke. Antallet på fanen viser alltid hele statustotalen, selv når navnesøket begrenser listen du ser.

Gjennomgå en ventende bestilling

1. Gå til Venter-fanen.
2. Start med det første kortet. Ventende bestillinger vises alltid med den eldste først, og hvert kort viser lokal dato og klokkeslett for Sendt inn. Bestillinger som ble sendt inn samtidig, beholder samme rekkefølge etter oppdatering.
3. Søk eventuelt etter medlemsnavn eller velg et arrangement. De filtrerte resultatene i Venter-køen beholder eldste-først-rekkefølgen.
4. Trykk på et bestillingskort for å åpne handlingsarket.
5. Du ser de fullstendige bestillingsdetaljene pluss en kapasitetsoversikt:
   • Salskapasitet
   • Totalt solgte billetter
   • Gjenstående kapasitet
   • Antall ventende bestillinger

Dette hjelper deg med å avgjøre om du bør godkjenne — hvis kapasiteten er knapp, ser du en advarsel.

Godkjenne en bestilling

1. Åpne handlingsarket for en ventende bestilling.
2. Legg eventuelt til et adminnotat (f.eks. «Hent på torsdagsøvelse»).
3. Trykk Godkjenn.
4. Bekreft når du blir spurt.
5. Bestillingen flyttes til Godkjent-fanen. Godkjenning reserverer bestillingen i arbeidsflyten, men kapasiteten endres først når solgte billetter rapporteres.

Kapasitetssjekk

Hvis hele bestillingen er større enn gjenstående kapasitet, ser du en advarsel: «Denne bestillingen vil overskride salskapasiteten med X billetter.» Bruk dette som planleggingshjelp. Selve godkjenningen bruker ikke kapasitet, men senere rapporterte salg gjør det.

Avvise / Avbestille en bestilling

1. Åpne bestillingens handlingsark.
2. Skriv inn en Avslagsgrunn — denne er synlig for medlemmet når en administrator avslår en bestilling.
3. Trykk Avbestill.
4. Bekreft når du blir spurt.
5. Bestillingen flyttes til Avbestilt-status. Avbestilte bestillinger påvirker ikke kapasiteten.

Avbestilling vs avslag

Når et medlem avbestiller sin egen bestilling, ser de et «Avbestillingsgrunn»-felt. Når en administrator avslår en bestilling, ser medlemmet «Avslagsgrunn» du skriver inn her. Begge resulterer i en avbestilt bestilling, men språket viser hvem som initierte det.

Markere bestillinger som levert

Når du gir fysiske billetter til et medlem (vanligvis på øvelse):

1. Gå til Godkjent-fanen.
2. Åpne bestillingens handlingsark.
3. Legg eventuelt til et adminnotat.
4. Trykk Marker som levert.
5. Bekreft når du blir spurt.
6. Bestillingen flyttes til Levert-fanen.

Leveringsarbeidsflyt

En typisk flyt: godkjenn bestillinger i løpet av uken → skriv ut billettlister → del ut billetter på øvelse og marker hver bestilling som Levert.

Kontrollere og godkjenne avstemming

Medlemmer rapporterer solgte billetter fra egne leverte bestillinger og returnerer usolgte billetter etter at den aktuelle forestillingen eller arrangementet er avsluttet. Du kan registrere en retur på vegne av et medlem. Rapportering av salg på vegne av et medlem krever administrator- eller superadministratorrolle.

Når solgt pluss returnert er lik det opprinnelige bestillingsantallet:

1. Åpne fanen Venter på avstemming.
2. Åpne bestillingen og kontroller antall solgt, returnert og utestående. Utestående må være null.
3. Kontroller opplysningene om solgt, returnert og fakturagrunnlaget. Grunnlaget bruker bare solgt antall og prisene som ble lagret med bestillingen.
4. Velg Godkjenn avstemming.
5. Bekreft handlingen.

Godkjenningen endrer bestillingen til Oppgjort, registrerer hvem som godkjente den, og låser fakturagrunnlaget. En fullstendig returnert bestilling får et gyldig nullgrunnlag. Et delvis salg må ha fullstendige og konsistente salgsdetaljer per billettype; ellers stopper godkjenningen med en tydelig korrigeringsmelding. Den opprinnelige bestillingstotalen brukes aldri som reserve. Godkjenningen utsteder eller sender ikke en faktura. Medlemmet ser bestillingen i fanen Oppgjort.

Sende medlemsfaktura

Bruk fakturahandlingen fra oversikten eller detaljsiden for medlemssalg etter at trykte bestillinger er oppgjort. Én handling dekker aktive direkteregistreringer og kvalifiserte oppgjorte bestillinger for medlemmet og arrangementet. Beløpet omfatter registreringstotaler og gyldige fakturagrunnlag som bare inneholder solgte trykte billetter.

Fakturaoppsummeringen skiller mellom bestillinger som venter på oppgjør, ugyldige eldre grunnlag som må korrigeres, poster klare for fakturering, delvis fakturert og fullstendig fakturert. Fakturert betyr at fakturaen er utstedt eller sendt. Det betyr ikke at betaling er mottatt.

Overføre bestillinger

Trenger du å flytte billetter til et annet medlem? Kanskje noen ikke kan komme på forestillingen og vil gi videre billettene sine, eller to medlemmer vil bytte.

Når overføringer fungerer:

Overføringer er tilgjengelige for bestillinger i statusene Godkjent eller Levert, og de flytter bare bestillingens utestående billetter — de som ingen ennå har registrert som solgt eller returnert. Å registrere noe salg på en bestilling blokkerer den ikke lenger fra overføring; det innsnevrer bare hva som er igjen å flytte. En overføring blokkeres først når ingenting lenger er utestående (alle billettene på bestillingen er allerede solgt eller returnert).

Overføringsflyten:

1. Åpne handlingsarket for bestillingen fra Godkjent- eller Levert-fanen.
2. Trykk Overfør.
3. Velg overføringstype:
   • Overfør hele bestillingen — Bare tilgjengelig mens hele bestillingen fortsatt er utestående (ingenting solgt eller returnert ennå). Bestillingen overføres i sin helhet til mottakeren, med samme status og antall.
   • Overfør noen billetter — Del ut noen utestående billetter som en ny bestilling til mottakeren; resten (inkludert alt som allerede er solgt eller returnert) blir hos nåværende eier. Dette er eneste alternativ når det allerede er registrert salg eller retur på bestillingen.
4. Sett antall per billetttype — Bruk + / −-knappene for å velge hvor mange av hver type som skal overføres, opptil det som fortsatt er utestående for den typen (ikke opprinnelig bestilt antall). Hvis noen billetter på bestillingen allerede er solgt eller returnert, forklarer et varsel hvor mange utestående billetter som er igjen og kan flyttes.
5. Søk etter mottaker — Skriv minst 2 tegn av et medlemsnavn eller e-postadresse. Trykk på medlemmet for å velge det.
6. Legg eventuelt til en begrunnelse for overføringen (f.eks. «Medlem ba om det», «Bytte av forestilling»).
7. Gjennomgå forhåndsvisningen en gang til, trykk deretter Overfør {n} billetter.

Send-knappen forblir deaktivert til du har valgt minst én utestående billett og en mottaker.

Hva som skjer etter overføringen:

• Full overføring — Den opprinnelige bestillingen overføres i sin helhet: samme bestilling, samme status, samme antall, nå eid av mottakeren. Mottakeren ser den i sin egen historikkvisning under riktig fane (Aktive eller Leverte), med merket 🔄 Overført til deg og full overføringshistorikk.
• Delvis (utestående) overføring — To bestillinger oppstår:
  • Den opprinnelige bestillingen blir hos det opprinnelige medlemmet, nå med bare de gjenværende billettene. Alt som allerede er solgt eller returnert på den, rører seg ikke — det beviset flyttes aldri. Hvis overføringen tømmer de siste utestående billettene på en Levert-bestilling, går den bestillingen rett til Venter på avstemming, akkurat som om de siste billettene var rapportert solgt eller returnert i stedet for overført.
  • En ny bestilling vises for mottakeren med det overførte antallet, merket Mottatt ved overføring, uten registrert salg eller retur ennå, og med overføringshistorikken.

Begge bestillingene forblir i normale arbeidskøer — ingen spesiell arkivering. Overføringshistorikken er synlig for ansvarlige på begge bestillingene via Historikk-lenken.

Overføringshistorikk

Hver bestilling har en Historikk-lenke som viser alle overføringer som påvirker den bestillingen. Klikk den for å se tidslinjen for når billetter flyttet mellom medlemmer, hvem som utførte overføringen, og eventuell registrert begrunnelse. Hvis en bestilling opprinnelig stammer fra en salgspartners delegerte salg før den ble overført til organisasjonen din, bevarer historikken dette som en revisjonsmerknad — det gir aldri partneren noen løpende tilgang til bestillingen.

Overføringer og avstemming

En overføring flytter alltid bare utestående (ikke rapporterte) billetter — solgt og returnert antall, og tilhørende bevis per billetttype, blir alltid værende på bestillingen de ble rapportert mot. En overføring blokkeres først når en bestilling har null utestående billetter igjen (alt på den er allerede solgt eller returnert); så lenge det er noe utestående saldo igjen, kan den fortsatt overføres, helt eller delvis.

Overføringseksempler:

Scenario	Resultat
Overfør alle 2 «Voksen»-billetter fra Alice til Bob (ingenting rapportert ennå)	Bob mottar samme bestilling, overført i sin helhet, fortsatt «Godkjent», merket «Mottatt ved overføring».
Alices bestilling har allerede 1 solgt «Voksen»-billett; overfør de resterende 1 «Voksen» + 1 «Barn» til Bob	Alices bestilling beholder den solgte billetten og går til Venter på avstemming (ingenting utestående igjen på den). Bob mottar en ny «Levert»-bestilling med 1 Voksen + 1 Barn, merket «Mottatt ved overføring», med 0 solgt og 0 returnert.
Forsøk å overføre en bestilling med null utestående billetter igjen	Overføringen blokkeres. Alice ser feilen: «Denne bestillingen har ingen utestående billetter igjen å overføre — alle billettene er allerede solgt eller returnert.»
Forsøk å overføre flere billetter av en type enn det som er utestående for den	Avvist. Alice ser en feilmelding som angir hvor mange av den typen som fortsatt er utestående.

Legge til adminnotater

Du kan legge til eller oppdatere notater på enhver bestilling:

1. Åpne bestillingens handlingsark.
2. Skriv i Adminnotat-feltet.
3. Notatet lagres når du utfører en handling (godkjenn, lever osv.).

Adminnotater er interne — de hjelper deg og andre ansvarlige med å holde oversikt over bestillinger.

Arkivere bestillinger

Billettansvarlige og høyere roller kan arkivere fullførte bestillinger. En kansellert bestilling er kvalifisert når den ikke er slettet eller allerede arkivert. En oppgjort bestilling må i tillegg ha et gyldig, låst fakturagrunnlag og en utstedt faktura.

Slik arkiverer du fullførte bestillinger samlet:

1. Velg ett bestemt arrangement i arrangementsfilteret.
2. Velg Arkiver fullførte bestillinger.
3. Kontroller forhåndsvisningen. Den viser det nøyaktige antallet som kan arkiveres, fordelingen på oppgjorte og kansellerte bestillinger, og antall som blokkeres av manglende fakturastatus eller ugyldig fakturagrunnlag.
4. Bekreft arkiveringen.

Hver serverforespørsel arkiverer maksimalt 100 bestillinger. Skjermen kjører opptil 10 forespørsler, slik at én handling kan arkivere maksimalt 1 000 bestillinger. Utførelsesforespørsler prøves ikke automatisk på nytt. Hvis flere kvalifiserte bestillinger gjenstår, viser resultatet hvor mange som er igjen. Kjør handlingen på nytt for å fortsette.

Den valgte organisasjonen låses når handlingen starter. Hvis du bytter organisasjon under forhåndsvisning, bekreftelse eller behandling, stopper handlingen før en ny gruppe sendes. Bestillingslisten lastes inn på nytt etter ethvert utførelsesforsøk. Hvis en serverfeil oppstår etter at noen bestillinger er arkivert, viser meldingen de varige tallene for behandlet, konflikter og hoppet over. Antallet som gjenstår, kan vises som ukjent hvis det ikke kunne leses på en trygg måte.

Du kan også arkivere én kvalifisert bestilling fra handlingsarket. Individuell arkivering følger de samme vanlige reglene som samlet arkivering. Billettansvarlige og kasserere kan ikke omgå en faktura- eller grunnlagsblokkering. Be en organisasjonsadministrator kontrollere bestillingen.

En arkivert bestilling viser et nøytralt 🗄️ Arkivert-merke på kortet og i handlingsarket. Arkivering påvirker bare visningen. Bestillingens livssyklusstatus, billettsalg og returer, avstemming, økonomiske opplysninger og øvrige historikk beholdes uendret.

Du kan gjenopprette en bestilling fra Arkivert-fanen. Gjenoppretting fjerner revisjonsfeltene for arkiveringen, og den underliggende livssyklusstatusen bestemmer hvilken fane og statusetikett bestillingen går tilbake til.

Salgskvoter

Hva er salgskvoter?

Salgskvoter lar deg begrense hvor mange billetter hvert medlem kan bestille for et bestemt arrangement. De er en valgfri funksjon — du aktiverer dem per arrangement når du ønsker rettferdig fordeling blant medlemmene.

Eksempel: Vårkonserten har 200 plasser. Du vil at hver av dine 20 medlemmer skal selge maksimalt 10 billetter hver. Aktiver salgskvoter på arrangementet, og sett hver persons kvote til 10.

Når et medlem har en salgskvote:

• De ser sin gjenstående kvote på bestillingsskjemaet.
• De kan ikke bestille mer enn det kvoterte antallet.
• Hvis de ikke har noen kvote satt, kan de bestille fritt (ingen grense).

Aktivere salgskvoter på et arrangement

Salgskvoter er per arrangement og valgfrie. En administrator må aktivere dem før du kan administrere kvoter:

1. Gå til Administrasjon → Arrangementer og åpne arrangementet du vil administrere.
2. I arrangement-innstillingene, slå på bryteren «Aktiver salgskvoter».
3. Klikk Lagre.
4. Tilbake på arrangementsoversikten vises nå en «Administrer salgskvoter»-knapp.

Tips

Hvis du ikke ser «Administrer salgskvoter»-knappen, sjekk at arrangementet har «Aktiver salgskvoter» slått på i innstillingene.

Kvoteadministrasjon-skjermen

Klikk «Administrer salgskvoter» fra arrangementsoversikten for å åpne kvotevisningen, filtrert til det arrangementet.

Øverst:

• Forestillingsvelger — filtrer etter en spesifikk forestilling eller vis alle.

Oppsummeringskort viser:

• Medlemmer med tildeling — hvor mange medlemmer som har tildelte billetter
• Totalt tildelt — summen av alle tildelte billetter
• Totalt brukt — hvor mange tildelte billetter som er bestilt

Under er medlemstabellen med kolonner for hvert medlems navn, tildelt antall, brukt antall, gjenstående antall og en redigeringsknapp.

Opprette og redigere salgskvoter

1. Åpne kvoteskjermen fra arrangementsoversikten (se ovenfor).
2. Velg forestillingen du vil administrere.
3. Finn medlemmet i tabellen og trykk Rediger (blyantikonet).
4. Redigeringsarket åpnes og viser hver billetttype med pris.
5. Bruk + / −-knappene for å angi antallet for hver billetttype.
6. Trykk Lagre.

Info

Hvis medlemmet allerede har bestilt billetter, viser arket «Nå brukt: X billetter» slik at du vet hvor mye av tildelingen som er opptatt.

Hvordan salgskvoter henger sammen med bestillinger

• Salgskvoter setter maksimum et medlem kan bestille per billetttype.
• Når et medlem bestiller billetter, sjekker systemet gjenstående kvote.
• Hvis de har brukt hele kvoten, viser billetttypen «Du har brukt hele din kvote» på bestillingsskjemaet.
• Salgskvoter er per forestilling — et medlem kan ha forskjellige grenser for lørdag og søndag.
• Kvotegrenser håndheves kun når arrangementet har salgskvoter aktivert. Hvis kvoter er deaktivert på arrangementet, kan medlemmer bestille uten begrensninger.

Påmeldingsrunder → Salgskvoter

Hvis organisasjonen din kjører påmeldingsrunder, kan administratoren konvertere påmeldinger til salgskvoter automatisk. Da settes hvert medlems kvote basert på deres påmelding. Du kan også gå direkte til Påmeldinger fra sidepanelet under Administrasjon-seksjonen for rask håndtering av påmeldinger.

Eksternt salg (Ticketmaster)

Hva er eksternt salg?

Ikke alle billetter selges av medlemmer. Noen selges gjennom eksterne plattformer som Ticketmaster, billettluker eller samarbeidsorganisasjoner. Du registrerer disse separat slik at kapasitetstallene forblir korrekte.

Ticketmaster-skjermen

Naviger til Ticketmaster fra Administrasjon-seksjonen i sidepanelet.

Skjermen viser:

• Arrangement- og forestillingsvelgere øverst
• Ticketmaster-priser — et kort som viser konfigurert pris og gebyr for hver billetttype (satt av administratoren i arrangementsinnstillingene)
• Oppsummeringsstatistikk — antall billetter og inntekt fordelt på billetttype
• Salgshistorikktabell — hver rad viser dato, billettfordeling, totalt antall, inntekt, hvem som la det til, og en sletteknapp

Ingen priser konfigurert?

Hvis du ser en gul advarsel som sier «Ticketmaster-priser ikke konfigurert», be administratoren din om å sette opp Ticketmaster-priser i arrangementsinnstillingene.

Registrere et eksternt salg

1. Velg arrangement og forestilling.
2. Trykk + Legg til salg.
3. Legg-til-salg-arket åpnes med hver billetttype:
   • Sett antall med + / −-knappene.
   • Du ser beregningen enhetspris × antall.
   • Avgiften legges til billettprisen. Totalbeløpet viser: pris + avgift.
4. Legg eventuelt til et notat (f.eks. «Batchimport fra 15. mars-salg»).
5. Se gjennom forhåndsvisningen som viser totalbeløp og antall.
6. Trykk Legg til salg.

Slette et eksternt salg

Hvis du registrerte et salg ved en feil:

1. Finn oppføringen i salgshistorikktabellen.
2. Trykk på søppelikon (🗑️).
3. Bekreft når du blir spurt.

Hvordan eksternt salg påvirker kapasiteten

Eksternt salg legges til salgstallet for den valgte forestillingen:

Totalt solgt = Medlemsrapporterte salg + Direkteregistreringer + Eksternt salg + Fribilletter

Dette betyr at hvert Ticketmaster-salg du registrerer, bare reduserer gjenstående kapasitet for den valgte forestillingen. Kontroller forestilling og antall slik at én forestilling ikke ser fullere eller tommere ut enn den er.

Kapasitetsoversikt

Forstå kapasitet

Hvert arrangement har en salskapasitet (satt av administratoren) som gjelder separat for hver forestilling. For et arrangement med flere forestillinger summerer visningen for alle forestillinger kapasitet og gjenstående plasser fra hver forestilling. En oversolgt forestilling låner aldri ledige plasser fra en annen forestilling.

Kilde	Teller mot kapasitet?	Teller som inntekt?
Medlemsrapporterte solgte billetter	✅ Ja	✅ Ja
Direkteregistreringer	✅ Ja	✅ Ja
Eksternt salg (Ticketmaster)	✅ Ja	✅ Ja (eksternt)
Fribilletter	✅ Ja	❌ Nei
Ventende, godkjente eller leverte, men usolgte bestillingsantall	❌ Nei	❌ Ikke ennå

For frittstående arrangementer med flere forestillinger:

• Kapasitetspanelet starter med en total for alle forestillinger og en fordeling per forestilling.
• Velg en forestilling for å avgrense kapasitet, salg, inntekt og gjenstående plasser til den forestillingen.
• Salgsfanen viser medlemssalg, eksternt salg, totalt solgt, gjenstående plasser og inntekt per forestilling, etterfulgt av en totalrad.
• Arrangementskort kan utvides for å vise solgt, kapasitet og gjenstående plasser for hver forestilling.

Projeksjoner av delte arrangementer bruker autoritative delte kapasitetstotaler. Kapasitetssammendraget for billettansvarlige og utvidbare arrangementskort utelater foreløpig fordelingen per forestilling for delte arrangementer. Ikke tolk en lokal projeksjon som en rapport per forestilling på tvers av organisasjoner.

Kapasitetsindikatorer

Når du gjennomgår bestillinger, viser handlingsarket kapasitetsstatus:

• «Kapasitet tilgjengelig» — god plass
• «Nær kapasitet» — nærmer seg utsolgt
• «Kapasitet overskredet!» — flere billetter solgt enn salen rommer

Hold det oppdatert

Registrer eksternt salg raskt slik at kapasitetstallene er korrekte når du godkjenner medlemsbestillinger. Du vil unngå å godkjenne bestillinger som fører til at kapasiteten overskrides.

Selge for en annen organisasjon (delegerte arrangementer)

En arrangementsansvarlig i en annen organisasjon kan invitere organisasjonen din til å selge billetter på deres vegne for et av deres arrangementer. Dette er et avgrenset delegert salg — organisasjonens egne medlemmer bestiller konserten selv gjennom sine vanlige Hjem- og Bestill billetter-skjermer, og organisasjonen din godkjenner og leverer disse selvbetjente bestillingene. Organisasjonen din får aldri noen av eierorganisasjonens styringsverktøy.

Godta en invitasjon

En administrator hos eierorganisasjonen sender organisasjonen din en engangs invitasjonslenke. Administratoren i organisasjonen din bruker den lenken for å godta, eller kan avslå invitasjonen i stedet. Når den er godtatt, vises arrangementet automatisk i listen din over Delegerte arrangementer — og, når organisasjonens administrator har slått på bestilling for det, i medlemmenes egen vanlige konsertkatalog. Det er ikke noe mer du trenger å konfigurere.

Listen over delegerte arrangementer

Når organisasjonen din har en aktiv delegering, åpne Delegerte arrangementer (🔗) fra sidemenyen — synlig for billettansvarlige og høyere roller. Den viser alle arrangementer som for øyeblikket er delegert til deg:

• Arrangementets navn og dato
• «Selger på vegne av {eierorganisasjon}», slik at det alltid er tydelig hvis arrangement du selger for
• En «Salg låst»-indikator hvis eieren har stengt salget for arrangementet
• En Selg-knapp som åpner salgs-/rapporteringsskjermen for det arrangementet

Hvis eieren tilbakekaller delegeringen din, forsvinner arrangementet fra denne listen, og pågående arbeid på salgsskjermen blir utilgjengelig.

Gjennomgå medlemmenes selvbetjente bestillinger

Åpne et arrangement fra listen for å nå den dedikerte skjermen. Hovedflyten her er godkjenningskøen: dine egne medlemmer bestiller billetter til denne konserten selv, akkurat som til enhver annen konsert, og bestillingene deres havner i denne køen i påvente av godkjenning fra organisasjonen din.

• Fanen Venter — selvbetjente bestillinger medlemmene dine har lagt inn, i påvente av din gjennomgang. For hver bestilling kan du:
  • Godkjenn — flytter bestillingen til godkjent, klar for henting.
  • Godkjenn og lever — godkjenner og markerer bestillingen som levert i samme steg, for når du overleverer billettene med det samme.
• Fanen Godkjent, venter på henting — bestillinger du har godkjent. Trykk Merk som levert når medlemmet har fått de fysiske billettene.
• Rapporter solgt / Rapporter returnert — for en levert delegert bestilling registrerer du hvor mange billetter som faktisk ble solgt eller returnert, per billetttype, akkurat som ved rapportering på en vanlig bestilling.

Du ser og handler kun på din egen organisasjons medlemmers bestillinger for dette arrangementet — aldri eierens egne bestillinger eller en annen partners bestillinger.

Alternativ: opprette en bestilling manuelt

De fleste medlemmer bestiller nå sine egne billetter, og disse vises i godkjenningskøen ovenfor. Salgsskjermen tilbyr fortsatt et manuelt skjema for å opprette en bestilling for tilfeller selvbetjening ikke dekker — for eksempel et kontantsalg du registrerer selv på øvelse for et medlem uten enhet eller kontotilgang. Velg en forestilling (hvis arrangementet har flere), velg en kjøper blant organisasjonens egne godkjente medlemmer, sett antall per billetttype, og send inn. En bestilling opprettet på denne måten blir levert med det samme, uten noe godkjenningssteg, så pass på at antallet er riktig før du sender inn. Gjenstående kapasitet vises per forestilling som en veiledning, ikke en reservasjon — hvis eierens lokalekapasitet fylles opp før bestillingen din sendes inn, avvises bestillingen med en kapasitetsfeil, og ingenting opprettes.

Hva du ikke kan gjøre

Organisasjonens tilgang til et delegert arrangement omfatter bevisst ikke:

• Å kansellere en bestilling som allerede er godkjent eller levert, refundere, eller overføre billetter til eller fra en bestilling
• Å avstemme, gjøre opp eller fakturere
• Å arkivere bestillinger
• Noen konfigurasjon av arrangement, priser, billettyper eller kapasitet

Organisasjonen din kan kansellere en av medlemmenes egne bestillinger bare mens den fortsatt venter — samme utvei et medlem har for sin egen bestilling, utvidet til billettansvarlige slik at en feilbestilling ikke blir hengende og venter på en godkjenning som kanskje aldri kommer. Alt over dette forblir utelukkende hos eierorganisasjonen. Hvis du trenger noe utover å godkjenne, levere, kansellere en ventende bestilling og rapportere solgt/returnert, ta direkte kontakt med eierorganisasjonen.

Hvis delegeringen din tilbakekalles

Eierorganisasjonen kan når som helst tilbakekalle tilgangen din. Når den er tilbakekalt, mister du umiddelbart muligheten til å godkjenne, levere, kansellere eller rapportere solgt/returnert for dette arrangementet, og medlemmene dine ser det ikke lenger i sin egen katalog — bestillinger du allerede har levert, blir stående i eierens oversikt som de er. En tilbakekalt delegering er permanent; eieren må sende en helt ny invitasjon for å gjenopprette tilgangen din.

Hvis eieren deaktiverer arrangementet eller låser salget

Å deaktivere et arrangement, eller å låse salget, stopper bare nye bestillinger. Et deaktivert arrangement forsvinner fra medlemmenes katalog, og nye bestillinger for det avvises; en salgslås avviser nye bestillinger mens arrangementet fortsatt er synlig. Ingen av delene låser fast bestillingene du allerede har: så lenge delegeringen din er aktiv, kan du fortsatt godkjenne, merke som levert, kansellere en ventende bestilling og rapportere solgt/returnert akkurat som før. Tilbakekalling, og at eieren sletter arrangementet, er stoppene som avslutter tilgangen din helt.