Billettflyt-dokumentasjon
Dette dokumentet forklarer den komplette arbeidsflyten for billettadministrasjon i Billettsalg-applikasjonen.
Oversikt
Systemet håndterer billettsalg for organisasjonskonserter gjennom to hovedflyter:
- Bestillinger - Medlemmer bestiller billetter for å selge på vegne av organisasjonen
- Salg - Medlemmer registrerer individuelle billettsalg etter å ha solgt
Arbeidsflyt for billettbestillinger
Bestillingsstatuser
| Status | Beskrivelse | Teller mot kapasitet | Inntektsstatus |
|---|---|---|---|
| Venter | Medlemmet sendte inn en bestillingsforespørsel | ❌ Nei | Bare forventet |
| Godkjent | En billettansvarlig godkjente forespørselen | ❌ Nei | Bare forventet |
| Levert | Fysiske billetter ble overlevert til medlemmet | Bare rapporterte salg | Bekreftes når salg rapporteres |
| Venter på avstemming | Alle billetter er rapportert solgt eller returnert | Rapporterte salg | Venter på godkjenning |
| Oppgjort | En ansvarlig godkjente avstemmingen og låste fakturagrunnlaget | Rapporterte salg | Bekreftet |
| Kansellert | Bestillingen ble avvist eller kansellert | ❌ Nei | Ingen |
archived er et eget administrativt flagg, ikke en bestillingsstatus. Administrasjonslisten viser Arkivert som hovedetikett mens flagget er satt, men den underliggende statusen og livssyklusdataene endres ikke. Når en administrator gjenoppretter bestillingen, går den tilbake til køen som statusen bestemmer.
Flyten
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ MEDLEMSHANDLINGER │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 1. LEGG INN BESTILLING │
│ ────────────────────── │
│ Medlem bestiller billetter via "Bestill billetter"-siden │
│ • Velger forestilling (hvis flere) │
│ • Velger billetttyper og antall │
│ • Legger til valgfritt notat │
│ • Går til gjennomgang, kontrollerer sammendraget og legger i kurv │
│ • Ser en vedvarende bekreftelse med valg for neste handling │
│ → Status: VENTER │
│ │
│ 2. VENT PÅ GODKJENNING │
│ ────────────────────── │
│ Medlem ser bestillingen i "Mine bestillinger" med Venter-status │
│ • Kan kansellere sin egen ventende bestilling │
│ │
│ 3. HENT BILLETTER │
│ ───────────────── │
│ Etter godkjenning henter medlem fysiske billetter på øvelse │
│ • Admin markerer som "Levert" når de overleveres │
│ │
│ 4. SELG BILLETTER │
│ ──────────────── │
│ Medlem selger fysiske billetter og registrerer salg │
│ • Bruker "Registrer salg" for å registrere hver transaksjon │
│ │
│ 5. FULLFØR ARRANGEMENTSOPPGJØRET │
│ ──────────────────────────────── │
│ Medlem rapporterer hver billett som solgt eller returnert │
│ • En ansvarlig godkjenner avstemmingen og låser salgstallene │
│ • Kasserer sender medlemsfaktura for de solgte billettene │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ADMIN-HANDLINGER │
├─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ GJENNOMGÅ BESTILLINGER │
│ ────────────────────── │
│ Ansvarlig ser eldste ventende bestilling først og sendt-tidspunkt │
│ • Kan filtrere aktive køer etter arrangement og deler av navn │
│ • Kan godkjenne → flytter til Godkjent-status │
│ • Kan avvise → flytter til Avbestilt-status │
│ • Kan legge til interne notater │
│ │
│ LEVER BILLETTER │
│ ─────────────── │
│ Admin overleverer fysisk billetter til medlem │
│ • Markerer bestillingen som "Levert" i systemet │
│ • Gjøres vanligvis på øvelse │
│ │
│ OVERFØR BILLETTER (ved behov) │
│ ───────────────────────────── │
│ Hvis medlem ikke kan selge sine billetter: │
│ • Admin kan overføre bestilling til et annet medlem │
│ • Opprinnelig medlems ansvar fjernes │
│ │
│ REGISTRER FRIBILLETTER │
│ ────────────────────── │
│ Admin kan registrere gratis billetter │
│ • Gis til sponsorer, dirigenter, spesielle gjester │
│ • Teller mot kapasitet men ikke inntekt │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────┘Kapasitetsstyring
Hva teller mot kapasitet
Totalt solgt = Rapporterte bestillingssalg + Direkteregistreringer + Eksternt salg + Fribilletter
Hvor:
- Rapporterte bestillingssalg: Trykte billetter som medlemmer eller ansvarlige har rapportert solgt
- Direkteregistreringer: Salg registrert direkte uten godkjenningsflyten
- Eksternt salg: Ticketmaster, billettluke, andre partnere
- Fribilletter: Gratis billetter (comps)
Ventende, godkjente og leverte, men usolgte bestillingsantall teller ikke mot kapasitet.Kapasiteten beregnes per forestilling. venueCapacity er grensen for hver forestilling. For et arrangement med flere forestillinger er samlet kapasitet summen av grensene per forestilling, og samlet gjenstående er summen av ikke-negative gjenstående plasser for hver forestilling. En oversolgt forestilling kan ikke låne ledig kapasitet fra en annen forestilling.
Inntektsklassifisering
| Kilde | Teller mot kapasitet | Inntekt |
|---|---|---|
| Ventende og godkjente bestillinger | ❌ | Bare forventet |
| Leverte, men urapporterte billetter | ❌ | Bare forventet |
| Rapporterte solgte billetter | ✅ | Bekreftet |
| Direkteregistreringer | ✅ | Bekreftet |
| Eksternt salg | ✅ | Eksternt |
| Fribilletter | ✅ | Ingen |
Eksternt salg
Eksternt salg er billetter solgt gjennom kanaler utenfor organisasjonsmedlemssystemet:
- Ticketmaster: Nettbasert billettsalg
- Billettluke: Kjøp på stedet ved konsertlokalet
- Partnersalg: Andre eksterne leverandører
Disse registreres mot en bestemt forestilling og teller mot kapasiteten for den forestillingen.
Fribilletter
Gratis billetter gis av ulike grunner:
- Dirigent og musikere
- Sponsorer og givere
- Presse og anmeldere
- VIP-gjester
- Konkurransevinnere
Fribilletter:
- ✅ Teller mot salskapasitet
- ❌ Genererer ikke inntekt
- 📋 Spores for rapporteringsformål
Medlemstildelinger
Admins kan forhåndstildele billettkvoter til medlemmer:
- Sikrer rettferdig fordeling av billetter
- Begrenser hvor mange hvert medlem kan bestille
- Nyttig for arrangementer med høy etterspørsel
Når tildelinger er satt:
- Medlemmer kan bare bestille opp til sin tildeling
- Systemet viser gjenværende tildeling
- Admins ser tildelingsbruk i rapporter
Faktureringsflyt
Fakturastatus er uavhengig av bestillingsstatus. Fakturert betyr at fakturaen er utstedt eller sendt til medlemmet. Det betyr ikke at medlemmet har betalt, levert penger eller fullført avstemmingen.
- Medlemmet rapporterer solgte og returnerte trykte billetter.
- Solgt pluss returnert må være lik utlevert antall.
- En billettansvarlig godkjenner avstemmingen. Bestillingen blir Oppgjort, og appen låser et fakturagrunnlag fra solgt antall og prisene fra bestillingstidspunktet.
- Kasserer eller billettansvarlig bruker én handling per medlem og arrangement for direkteregistreringer og kvalifiserte oppgjorte bestillinger.
- Fakturaen omfatter bare solgte billetter. Returnerte og utestående billetter gir aldri fakturainntekt.
- Når oppgjorte bestillinger har gyldig fakturagrunnlag og fakturatidspunkt, kan fullførte bestillinger arkiveres.
En fullstendig returnert bestilling har et gyldig fakturagrunnlag på null. Et delvis salg krever fullstendig og konsistent salgshistorikk per billettype. Appen bruker aldri den opprinnelige bestillingstotalen når salgslinjene ikke kan dokumenteres.
Typisk tidslinje
Uke -4: Arrangement opprettet, bestillinger åpner
Uke -2: Bestillinger stenger, billetter trykkes
Uke -1: Fysiske billetter deles ut på øvelse
Uke 0: Konsert(er) gjennomføres
Uke +1: Siste salg og returer registreres, avstemminger godkjennes
Uke +2: Medlemsfakturaer sendes, rapporter ferdigstillesOrdliste
| Begrep | Definisjon |
|---|---|
| Bestilling | En forespørsel om billetter for å selge |
| Salg | Et registrert salg av billetter til en kunde |
| Tildeling | Forhåndstildelt billettkvote for et medlem |
| Eksternt salg | Billetter solgt via Ticketmaster eller andre partnere |
| Fribillett | Gratis billett (ingen inntekt) |
| Fakturert | En faktura er utstedt eller sendt til medlemmet |
| Kapasitet | Maksimalt antall billetter tilgjengelig per forestilling |